Automatyzacja obsługi leadów — każde zapytanie trafia do właściwej osoby
Zapytania przychodzą z formularza na stronie, ze skrzynki, z Facebooka i z telefonu. Część trafia do CRM-a, część zostaje w czyjejś skrzynce, a czas odpowiedzi zależy od tego, kto akurat zajrzy. Automatyzacja obsługi leadów łączy wszystkie kanały w jeden proces: każde zapytanie dostaje właściciela, potwierdzenie dla klienta i konkretny następny krok.
Wdrożenie kosztuje od 6 900 zł i trwa 10 dni roboczych od otrzymania dostępów.
- działający proces obsługi zapytań ze wszystkich kanałów
- reguły przypisywania leadów, ustalone razem z Tobą
- automatyczne potwierdzenia dla klientów
- powiadomienia dla zespołu z pełnym kontekstem
Cztery sygnały. Wystarczy jeden.
Nie wiesz, ile zapytań dostałeś w zeszłym miesiącu
Jeśli odpowiedź wymaga przeszukania skrzynki, to znaczy, że nikt tego nie liczy — a czego się nie liczy, tego się nie kontroluje.
Czas odpowiedzi zależy od dnia tygodnia
Zapytanie z wtorku rano dostaje odpowiedź w godzinę. Z piątku po piętnastej — w poniedziałek. Klient w międzyczasie napisał do trzech innych firm.
Każdy kanał działa inaczej
Formularz idzie na maila, wiadomości z Facebooka czyta osoba od social mediów, telefony odbiera kto akurat może. Nie ma jednego miejsca, w którym widać całość.
Zdarza się, że dwie osoby odpisują temu samemu klientowi
Albo, częściej, żadna — bo każda była pewna, że zajmie się druga.
Krok po kroku, konkretnie
- Zapytanie wpada dowolnym kanałemFormularz na stronie, mail na skrzynkę firmową, wiadomość z Facebooka lub LinkedIna. Wszystkie trafiają w jedno miejsce.
- System rozpoznaje typ zapytaniaNa podstawie treści zapytania, wybranej w formularzu usługi albo źródła — działa nawet wtedy, gdy klient nie wybrał niczego z listy i opisał sprawę własnymi słowami. Zapytanie o wycenę trafia gdzie indziej niż reklamacja.
- Lead dostaje właścicielaWedług reguł, które ustalasz: po rodzaju usługi, po regionie, po wielkości firmy albo rotacyjnie między handlowcami. Nie ma zapytań bez przypisanej osoby.
- Klient dostaje potwierdzenie w ciągu minutyAutomatyczna wiadomość z informacją, że zapytanie dotarło, kto się nim zajmie i kiedy odezwie się z odpowiedzią. To ta wiadomość najczęściej decyduje, czy klient poczeka, czy napisze do konkurencji.
- Handlowiec dostaje powiadomienieNa Slacku, w mailu albo jako zadanie w CRM — z pełnym kontekstem, nie samym „masz nowego leada”.
- Dane lądują w CRMKompletne, w tych samych polach co zawsze, bez ręcznego przepisywania.
- Brak reakcji uruchamia przypomnieniePo godzinie handlowcowi, po czterech — przełożonemu. Żadne zapytanie nie zostaje bez ruchu.
Pracujemy na narzędziach, których już używasz
formularz na stronie, Google Forms, Typeform, skrzynka firmowa, Meta Lead Ads, LinkedIn, czat na stronie.
HubSpot, Pipedrive, Livespace, Bitrix, monday, Notion, Airtable, arkusz Google.
Slack, Microsoft Teams, mail, SMS.
Google Calendar, Outlook, Asana, ClickUp, Todoist.
---
Co wchodzi w zakres wdrożenia
Konkretne widełki dla tego procesu
| Zakres | Cena netto | Termin |
|---|---|---|
| Jeden krok — np. formularz → CRM → powiadomienie | 3 600 zł | 5 dni roboczych |
| Cały proces obsługi leadów, do 3 integracji | 6 900 zł | 10 dni roboczych |
| Proces połączony z follow-upem i raportowaniem | od 16 000 zł | 3–6 tygodni |
Na cenę wpływa liczba kanałów, z których przychodzą zapytania, złożoność reguł przypisywania i stan danych w CRM.
Jeśli obsługa zapytań zabiera dziś komuś 6 godzin tygodniowo, to 26 godzin miesięcznie. Przy koszcie 70 zł za godzinę i po odjęciu 300 zł na narzędzia zostaje około 1 520 zł oszczędności miesięcznie. Wdrożenie za 6 900 zł zwraca się w niecałe pięć miesięcy.
Do tego dochodzi efekt trudniejszy do policzenia, ale zwykle większy: zapytania, które dziś giną, zaczynają docierać. Przy średniej wartości zlecenia rzędu kilku tysięcy złotych wystarczy jeden odzyskany klient rocznie, żeby wdrożenie wyszło na zero.
Uczciwie, żeby nie marnować Twojego czasu
Przy takim wolumenie obsługa ręczna jest tańsza niż wdrożenie. Wróć do tematu, gdy ruch wzrośnie.
Jeśli zapytania trafiają do CRM-a, a handlowcy i tak nie oddzwaniają, automatyzacja tego nie naprawi. Sprawi tylko, że będzie widać, kto nie oddzwania.
Automatyzacja opiera się na regułach. Jeśli przypisanie leada wymaga za każdym razem oceny człowieka, zautomatyzujemy tylko zbieranie i powiadamianie — a to inny zakres i niższa cena.
Krótka lista, żeby wdrożenie ruszyło bez przestojów
Ten ostatni punkt jest najważniejszy. Wdrożenia, które się przeciągają, prawie zawsze przeciągają się dlatego, że nie ma kto rozstrzygnąć drobnych pytań.
Najczęstsze pytania.
Nie. Jeśli go nie masz, na start wystarczy uporządkowany arkusz albo prosty system — doradzimy wybór dopasowany do wielkości zespołu. Można też zacząć bez CRM-a i dołożyć go później.
Telefonu nie zautomatyzujemy, ale możemy dołożyć krok, w którym handlowiec po rozmowie wypełnia krótki formularz — i od tego momentu lead idzie tą samą ścieżką co pozostałe.
Pierwsza wiadomość to potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, nie udawana odpowiedź handlowca. Piszemy ją tak, żeby była użyteczna i uczciwa — klient wie, kiedy dostanie właściwą odpowiedź i od kogo.
Tak. Leady z Meta Lead Ads i Google Ads podpinamy jako kolejny kanał, razem z zachowaniem informacji o kampanii, z której przyszły.
Przepięcie procesu na nowe narzędzie to zwykle kilka godzin pracy. Mieści się w opiece miesięcznej albo wyceniamy osobno, jeśli zmiana jest większa.
Od kilkunastu w górę zaczyna się to opłacać. Powyżej pięćdziesięciu robi wyraźną różnicę. Poniżej dziesięciu — powiemy, że jeszcze nie warto.
Sprawdźmy, ile zapytań dziś tracisz
30 minut, rozmowa online, bez zobowiązań. Przejdziemy przez Twój obecny proces obsługi zapytań i wskażemy miejsca, w których leady wypadają.
Umów bezpłatną konsultację →